展会举（jǔ）办的前期准（zhǔn）备工（gōng）作中，需要招（zhāo）展（zhǎn）和招商。招展决定着展（zhǎn）会（huì）能否举办（bàn），而招（zhāo）商（shāng）却决定着展（zhǎn）会是否（fǒu）能够圆满（mǎn）成功，因此从（cóng）某种意义（yì）上说招（zhāo）商比招展更为（wéi）重要（yào）。展会不仅需要观众，而（ér）且更需要（yào）一定数量（liàng）和质量的（de）专业（yè）观众，专业观众的（de）数（shù）量与（yǔ）质（zhì）量直接影响着参展商（shāng）的参展效益，同时也是展会（huì）组织者服（fú）务质量的重要（yào）体现（xiàn）。展会组织者（zhě）在专业观（guān）众方（fāng）面（miàn）的邀（yāo）请能力强与否决定（dìng）了展会能否做大及其能否生存发展。但现在（zài）很多（duō）的展会的组（zǔ）织者往往并不重视这一点，因为专业观众的邀请是需要组织者（zhě）开源的一部（bù）分（fèn），有些组织者（zhě）只（zhī）在意展（zhǎn）会赚（zuàn）钱的多少（shǎo），对专业观众的邀请（qǐng）并不在意（yì）。但采购商数（shù）量不多，何以体（tǐ）现展会的效果。只招（zhāo）展（zhǎn）不招商的情况在中国（guó）比比皆是。目前（qián）我（wǒ）国的（de）会展业整（zhěng）体呈（chéng）现出一（yī）种大而不强的局面，这（zhè）种（zhǒng）只招展不招（zhāo）商的情况在（zài）中国比比皆（jiē）是，这种（zhǒng）情（qíng）况也正是我（wǒ）国会展业经过（guò）这么多年大而（ér）不强的重要原因（yīn）之一。所谓的“强”，正是强在展会的专业和效（xiào）果（guǒ）上。展会的专业（yè）性必然会（huì）带动（dòng）展会（huì）的效果，而衡量展会专业性（xìng）的标准之一，正（zhèng）是展（zhǎn）会的专业观（guān）众的多少。因（yīn）此，专业观众（zhòng）的邀请对展（zhǎn）会组（zǔ）织（zhī）者而言（yán），是很重（chóng）要的（de）一个内容。下面来介绍一下展会组织者可以依托的一些来进行专业观众邀请（qǐng）的方式，在此笔者对此进行一下分类，分（fèn）为（wéi）传统（tǒng）渠（qú）道和非传统渠道。

　　电话（huà）

　　电话（huà）邀请是最直接的方式，主办（bàn）方通过（guò）电话（huà）随时与计划邀请的观（guān）众沟通，向对方发出邀请。同时，电话邀（yāo）请也是最有效（xiào）的方式（shì），因为双方通过语言沟通，主办方向（xiàng）观众介绍展会的详细信息，并可以知道（dào）对（duì）方是否前来参观；即便对（duì）方不愿（yuàn）意来（lái），也可了（le）解原（yuán）因，并就原因（yīn）做出（chū）相应的对策。有些展会组（zǔ）织者（zhě）充（chōng）分利用信息传媒，将展会消息用（yòng）手机短讯的方（fāng）式发给（gěi）所有专业观众，这（zhè）种方法既有目标的（de）针对性（xìng）和（hé）操（cāo）作的简便性，又快又节省费用，正被越来越多的（de）人采用。采用手机短讯方（fāng）式邀请专业观众，多安排（pái）在（zài）展览会开幕前一周（zhōu）和展览会期间发送（sòng）。手机短讯邀请的内容应（yīng）简明且有所（suǒ）侧重，邀请语言多为提示性质（zhì），旨在提醒专业（yè）观众及时参观展览会。

　　邮件

　　主办（bàn）方通过（guò）电子邮（yóu）件或邮寄信函（hán），将展（zhǎn）会信息（xī）发布给计划邀请的观众，向对（duì）方进行邀请。这（zhè）个方式需要展会组（zǔ）织者要掌（zhǎng）握较为丰（fēng）富的（de）专业观众信息（xī）资（zī）源。用（yòng）发送邮件的（de）方式邀请专业（yè）观众的优点是较为正式（shì）和礼貌，令收信（xìn）人（rén）印象（xiàng）深刻，但邮（yóu）寄（jì）信函的费用可能会较高。

　　采用电（diàn）子邮件方式邀请专业观众，一般需要安排（pái）三（sān）次以上的发送。其每次邀请内容（róng）与邮寄（jì）邀请内容相（xiàng）似。在邀请函的设（shè）计（jì）上应注意（yì）体现电子邮件（jiàn）的特点。电（diàn）子邮（yóu）件邀请函的主题一定要明确（què），以（yǐ）免（miǎn）被网（wǎng）络的过滤软件误判为垃圾邮件。向专业观众邮（yóu）寄信函邀请集中（zhōng）于展览会开幕前20天（tiān）左右时间发出，一般每隔（gé）一周发一次，需要发送两至三次。每（měi）次邮（yóu）寄邀请函（hán）的内容（róng）应有所不同，如（rú）第一次可以是（shì）请（qǐng）柬式邀请（qǐng）函，第二次可以（yǐ）是告知展览会（huì）配套活动具体日程邀请函，第三次可以是（shì）附有（yǒu）展（zhǎn）位平（píng）面图的邀请函。

　　数据库

　　每（měi）年定期举办的展览会（huì），需及时评（píng）估上（shàng）届展览会（huì）邀（yāo）请观众的效果，如（rú）认为存（cún）在问题，则应在新一届展览会（huì）发布信息时进行调整。展会组织者根据收集和（hé）整理的（de）专业（yè）观众信息，组建成自己拥有的数据库（kù），再根据变化的信息进行相应的（de）梳理、修改。展会组织者（zhě）拥有（yǒu）这一信（xìn）息资源，就是其自身的（de）宝库，通（tōng）过这第一手（shǒu）的资料，进行专（zhuān）业观众邀请。

　　专业（yè）媒体（tǐ）的受众群

　　与展览会身（shēn）处行业领域（yù）的专业媒体合作，专业媒体就是服务特（tè）定领域（yù）的信息平台，直（zhí）接（jiē）面向的（de）是行业展会（huì）的展商（shāng）和观众，所以展会组织者除了在招展过程（chéng）中选择（zé）权（quán）威（wēi）而覆盖（gài）面广泛（fàn）的专业媒体合（hé）作之外，在专业观众的（de）邀请（qǐng）上（shàng）同样可以（yǐ）借力。专业（yè）媒体的（de）发行（háng）渠道也可以变为专业展的（de）宣传（chuán）、招商渠道。

　　招商活（huó）动推介

　　展会（huì）组（zǔ）织者举办（bàn）活动推介（jiè）会，通过现场交流活动（dòng），宣（xuān）扬展（zhǎn）会特点、传达展会信息。不仅是通过（guò）这种推介活动进行招展（zhǎn），同（tóng）时也是（shì）进行招商（shāng）。推介会现场是一（yī）个有（yǒu）效的招展（zhǎn）、招商的平（píng）台，展会组织（zhī）者面对面的向专业（yè）观众介绍（shào）展会，让专业观众（zhòng）对展会有个全方面的了解（jiě），因此更容易吸引（yǐn）专业（yè）观众。与为推进招（zhāo）展工作而举（jǔ）行的发布会（huì）、说明（míng）会、通（tōng）气会所面向的媒体、参展商（shāng）等对象不（bú）尽相（xiàng）同，确保展会（huì）招（zhāo）商（shāng）推介（jiè）活（huó）动实效的一（yī）个（gè）关键点在于能否打通（tōng）直接（jiē）或（huò）间接面向（xiàng）专业（yè）观众的信息渠道，邀请的对象可以是专业买（mǎi）家、专业（yè）媒（méi）体、行业（yè）协会（huì）、代理招商机构（gòu）。

　　委托专业公司

　　近些年（nián）出现了不少提（tí）供大量客户资料的专（zhuān）业（yè）信息收集公司，他（tā）们（men）拥有专业的信息统计（jì）和分析技术，展（zhǎn）会组织者委托这样的公司（sī）进行（háng）专业观众的邀请。这种方（fāng）式为（wéi）展（zhǎn）会组织（zhī）者提（tí）供（gòng）了大量的专业观众信息（xī），帮助展会（huì）组织者更全面更准确得邀请到专（zhuān）业观众。目前（qián）这种（zhǒng）方式被广泛应用，业已成（chéng）为展会（huì）组织者邀请专业观众的（de）一条重要途（tú）径。

　　组团赴境外

　　有些政府主导型的展会，地方政府十分重视（shì），主（zhǔ）要领导轮流带队，各（gè）级分管部（bù）门抽人组成规模庞大的出国（guó）招商团，分批（pī）到（dào）各国举办推介会（huì）进行推（tuī）广（guǎng）和（hé）邀请。这种方式确实能广泛邀请到国际观众，但（dàn）是费（fèi）用相对较（jiào）高（gāo）。

　　观（guān）众邀请工作一（yī）般需要与（yǔ）展会展位销售工作同步，专业性展览会尤（yóu）其如此。在观众邀请上，专业观众对展会（huì）的效果有重要的影响，同时普通观众也不能小觑。普通观众存（cún）在潜在因素（sù），一（yī）些普通观众（zhòng）观展后也可能转变为专业观众（zhòng）。因（yīn）此普通观众的邀请（qǐng）同样（yàng）也值得重（chóng）视。普（pǔ）通观众参观的展览（lǎn）会，一（yī）般在展（zhǎn）览会开幕前30天（tiān）之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，从而达到告（gào）知普通（tōng）观（guān）众的目的。媒体发（fā）布展会信息的（de）频（pín）次，向特（tè）定（dìng）人群（qún）发送（sòng）门票的规模，既（jì）要根据需要，也（yě）要考虑成本的负担。

　　当今展（zhǎn）览市场竞（jìng）争激（jī）烈，焦点已从争取（qǔ）参（cān）展商转（zhuǎn）为争取和组织（zhī）专业观众，谁能够拥有一定数（shù）量和质量的专业观（guān）众尤（yóu）其是大采购（gòu）商，谁就能够取胜。因此，在展览策划立项时就必须重视（shì）招商工作，同时确保（bǎo）足够的招（zhāo）商（shāng）费用（yòng），选择确有成效的招商（shāng）方式。